Tipps und Tricks – DIY Gemeinschafts-Adventskalender planen

Adventskalenderthemen im August? Ja, denn wenn ihr euch in der Vorweihnachtszeit jeden Tag über eine kleine Überraschung aus einem Gemeinschafts-Adventskalender freuen wollt, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt mit der Planung zu starten! In diesem Artikel teile ich meine besten Tipps und Tricks zur Organisation einer Adventskalenderaktion mit euch und am Ende habe ich noch eine lange Liste mit über 75 kleinen DIY Ideen für die Adventskalenderfüllung für euch! Los geht’s!

DIY Gemeinschafts-Adventskalender organisieren – 24 Menschen – 24 Überraschungen in der Adventszeit – Gruppenadventskalender

Jeden Morgen eine kleine DIY Überraschung auspacken – klingt toll? Ist es auch! Das klappt mit einem Gemeinschafts-Adventskalender. Jahrelang war ich heimlich ein bisschen neidisch auf alle, die einen hatten – bis ich zusammen mit Freudinnen selbst so ein Projekt organisiert habe. Alle Tipps dazu findet ihr ihr hier.

Was ist ein Gemeinschafts-Adventskalender eigentlich?

Die Idee hinter dem Gemeinschafts-Adventskalender ist simple: 24 Personen gestalten den Adventskalender gemeinsam. Die Türchen 1 bis 24 werden je an eine Person vergeben. Die Person bastelt 24x die gleiche Überraschung (z.B. 24 mal Weihnachtsmarmelade), verpackt diese schön und klebt die Türchen Nummer darauf. Alle Türchen werden dann gesammelt und jeder bekommt einen Adventkalender mit 24 kleinen Päckchen zurück (23 Überraschungen plus das eigene Türchen).

Natürlich könnt ihr mit dem Prinzip auch etwas variieren, z.B. 12 Personen gestalten je 2 Türchen, oder 8 Personen je 3. Oder ihr vergebt nur die Adventssonntage bei kleinen Runden – oder den ganzen Dezember, falls das Interesse sehr groß ist.

Bei uns ist es ein kreativer DIY Adventskalender geworden, der sich um das Thema Selbermachen dreht – dabei stand offen, ob am Ende Deko, Kosmetik oder etwas aus der Küche dabei rauskommt. Hauptsache selbstgemacht. Wer möchte, kann das Thema genauer festlegen – auch ein Kalender mit gekauften Überraschungen ist möglich.

Durch unser offenes Thema, war in den letzten Jahren bei uns wirklich alles dabei: Deko, Accessoires, Papeterie, Weihnachtsbaumschmuck, Marmeladen, Likör, eingekochte Suppe, Kerzen, Geschichten, Seifen – wirklich eine bunte Mischung. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre, habe ich euch hier ein paar Tipps zusammengestellt, wie euch so ein Adventskalenderprojekt organisatorisch am besten gelingt.

Tipp 1 Gemeinschafts-Adventskalender planen – Teamwork= Dreamwork – Sucht euch ein Organisationsteam!

Gleich vorneweg: allein hätte ich den Adventskalender wohl nie organisiert! Geschweige denn 23 Gleichgesinnte für den Projektstart gefunden. Wir haben den Kalender zu Dritt organisiert und das hat super funktioniert. So konnte jede von uns noch gut Kontakt mit ihren „Türchen“ halten und natürlich macht ein Packabend auch im Team viel mehr Spaß.

Tipp 2 Gemeinschafts-Adventskalender – Planungen frühzeitig starten

Damit alle am ersten Dezember glücklich das erste Päckchen öffnen können, solltet ihr am besten frühzeitig mit der Planung starten. Jetzt im August ist ein guter Zeitpunkt ein Orga-Team zusammenzustellen. Je nach den anderen Planungsaspekten (wie nah wohnen alle Teilnehmer*innen zusammen? Siehe Tipp 3), ist der November nämlich schon damit belegt, zuerst die Türchen und dann die Kalender hin- und herzutransportieren. Grob könnt ihr am besten im September die Planung/Kommunikation angehen und den Oktober komplett für die Umsetzung der Ideen freilassen.

Neben den ganzen Planungsaspekten gibt es noch einen weiteren Grund früh zu starten – einige DIY Projekte dauern einfach länger als andere oder brauchen generell etwas mehr Zeit (z.B. ein Likör, der ein paar Wochen ziehen muss) und so ist es nur von Vorteil, wenn alle früh Bescheid wissen und planen bzw. schon Material zusammensuchen können. Generell werden sich mehr Personen die Teilnahme zutrauen, wenn sie mit ausreichend Zeit in ihrem eigenen Tempo Ideen umsetzen können.

Ihr habt einen riesigen Verein, wohnt alle in einer Stadt und seid mega motiviert? Dann könnt ihr natürlich auch last minute noch mit dem Gemeinschafts-Adventskalender-Projekt starten!

Tipp 3 Gemeinschafts-Adventskalender planen – Budget und andere Rahmenbedingungen festlegen

Wir haben als Organisationsteam schon den Rahmen für das Projekt festgelegt, BEVOR wir überhaupt auf die Suche nach Teilnehmer*innen gegangen sind. 24 Personen haben auch 24 Meinungen und so vermeidet ihr, dass alles in einer riesengroßen Diskussion endet. Bei einem deutlichen Plan kann dann jede*r selbst entscheiden, ob genügend Zeit und Motivation für das Projekt vorhanden ist. An diese Punkte solltet ihr denken:

Ein grobes Budget hilft bei der Orientierung

24 x eine selbstgemachte Kleinigkeit herstellen – aber was ist eine „Kleinigkeit“? Wir haben ein grobes Budget als Orientierung geben und dabei ganz gute Erfahrungen mit 30 Euro gemacht. Dazu haben wir nochmal deutlich gemacht, dass die Summe nur als Orientierung gelten soll, da investierte Zeit natürlich nicht immer in Geld umzurechnen ist. Es war kein Muss, die Summe auszugeben – eine Weihnachtsmarmelade mit Äpfeln aus dem Garten und Gläsern aus der Sammlung im Keller ist genauso willkommen wie jedes andere Projekt. Klar sollte nur sein, dass sich niemand verpflichtet fühlt, hunderte Euros für Materials auszugeben. Denn bei 24 Exemplaren kommt schnell eine größere Summe zusammen als anfangs gedacht.

Per Post schicken – ja oder nein?

Rein aus Erfahrung würden wir die Adventskalender nur im Notfall mit der Post verschicken. Zum einen verlängern sich damit natürlich die Zeitpuffer, die ihr einplanen solltet, zum anderen war bei uns immer viel zerbrechliches dabei und wurden die Kalender insgesamt (durch Gläser und Co.) recht schwer, sodass Pakete auch teuer gewesen wären. Durch frühzeitige Planung und Terminbekanntgaben, hat es bei uns ganz gut geklappt, dass wir die Türchen und Kalender auch aus verschiedenen Städten mit Fahrgemeinschaften hin- und hertransportieren konnten. Solltet ihr euch für die Teilnahme per Post entscheiden, dann plant auf jeden Fall die Kosten, zusätzliche Zeit und ausreichend große Pakete mit ein.

Termine festlegen und Zeitplan anpassen

Für den Zeitplan haben wir vom ersten Dezember an rückwärts gerechnet und entspannte Zeitintervalle festgelegt. Zuerst haben wir als Orgateam einen gemeinsamen Termin für den Packabend gefunden. An diesem Tag haben wir uns zu dritt getroffen und die 24 Türchen Pakete in 24 Adventskalender zusammengestellt. Dieser Termin war Mitte November. Alle anderen Termine haben wir dann daran orientiert. Grob hatten wir folgenden Zeitplan für unseren Gemeinschafts-Adventskalender.

• Bis Mitte September: Rückmeldungen erste Teilnehmer*innen Runde zur verbindlichen Teilnahme
• Letzte Septemberwoche: Plätze für Nachrücker vergeben und Türchen auslosen
• Anfang Oktober: Nachricht mit Türchennummern und definitivem Zeitplan versenden
• Oktober: Produktionszeit
• Erste beiden Novemberwochen: Türchen einsammeln – Zeitraum um die Pakete bei uns abzuliefern – bis 3 Tage vor Packtag.
• Mitte November: Packtag zum Packen der Kalender
• Letzte beiden Novemberwochen: Gepackte Kalender wieder verteilen – Zeitraum zur Abholung.

Optional: Natürlich könnt ihr auch eine Packparty planen. Dabei bringen dann alle einfach ihr eigenes Türchen mit und sammeln sich alle anderen Türchen zusammen. Das klappt jedoch nur, wenn alle 24 Teilnehmer*innen einen gemeinsamen Termin finden.

Wenn gewünscht: NoGos festlegen

Je nach Gruppe macht es eventuell Sinn, bestimmte Projekte vom Adventskalender auszuschließen. Falls ihr zum Beispiel die Hälfte der Teilnehmerinnen im Geburtsvorbereitungskurs rekrutiert habt, könntet ihr z.B. Rezepte mit Alkohol ausschließen.

Verpackungshinweise?

Wenn ihr möchtet, dass alles besonders stimmig aussieht, könnt ihr für den Adventskalender noch ein Farbschema für die Verpackung festlegen. Wir haben darauf bisher immer verzichtet und fanden den Kalender trotz – oder gerade wegen dem bunten Durcheinander wunderschön. Wir haben zur Verpackung nur festgelegt, dass die Türchennummer deutlich zu sehen sein muss, und das auf Zutaten wie Allergene oder Alkohol bitte hingewiesen werden soll.

Liste mit potentiellen Teilnehmer*innen

Zum Schluss haben wir als Orgateam noch untereinander abgesprochen, mit wem wir bereits über das Projekt gesprochen haben und schonmal grob angesteckt, dass wir auf eine Liste mit 24 Namen kommen. Hatten wir bereits feste Zusagen, haben wir die Namen auf einer gemeinsamen Liste notiert.

Tipp 4 Gemeinschafts-Adventskalender planen – deutliche Kommunikation im Vorfeld – Türchen auslosen

Nachdem unsere Planung grob stand, haben wir kleine Infonachricht mit allen wichtigen Punkten und Terminen (s. Tipp 3) verfasst und erstmal unsere Liste mit Personen, die bereits Interesse bekundet haben verschickt. Die Deadline zur verbindlichen Zusage lag ca. zwei Wochen später – so war ausreichend Zeit, Projektideen zu sammeln. Meist haben wir sehr schnell eine Rückmeldung bekommen. Bei allen anderen haben wir am Tag der Deadline nochmal nachgehakt, um danach die Türchen zeitnah verteilen zu können.

Bei viel Interesse: Warteliste anlegen!

Dazu noch ein extra Tipp – wenn viel Interesse an dem Adventskalender besteht, ihr aber schon 24 Personen angesprochen habt, solltet ihr am besten einfach eine Warteliste anlegen. Bei uns haben relativ viele der zuerst angesprochenen Personen angedeutet, dass die Nachbarin/Freundin etc. auch gerne dabei wäre. Damit wir nicht vollkommen den Überblick verlieren, haben wir dafür alle in der eingehenden Reihenfolge auf eine Warteliste gesetzt und damit dann die übrig gebliebenen Plätze nach Ablauf der Rückmeldungsdeadline gefüllt.

Wenn alle 24 Plätze belegt sind…

Als dann alle 24 Plätze vergeben waren, haben wir die Türchen verlost und dann noch eine weitere Infonachricht verschickt. Diese enthielt die Türchennummer, Verpackungshinweise, das Datum zur Abgabe und die Bitte einen ausreichend großen Karton/Tasche mit der eigenen Nummer und Namen zur Abgabe mitzubringen.

Tipp 5 Keine Ausnahmen = Kein Packstress – Gemeinschafts-Adventskalender planen

Bei 24 Leuten kommt es immer mal vor, dass etwas dazwischenkommt und es mit der Abgabe eng wird. Wir haben den letzten Termin zur Abgabe ca. 3 Tage vor den Packtag gelegt, um einen kleinen Puffer einzubauen (und notfalls noch ein kleines Ersatzprojekt organisieren zu können).  Das Packen der Kalender an sich ist nicht in ein paar Minuten gemacht, und daher war uns wichtig, dass am Tag wirklich auch alle Projekte da sind. Mit jedem Projekt, das fehlt, wird es unübersichtlicher – vor allem wenn eine Person ein Projekt später bringt, jemand anderes den Kalender aber schon einen Tag vorher abholen möchte. Daher der Tipp: Keine Ausnahmen zum Zeitplan machen!

Tipp 6 Platz zum Packen einplanen – und an große Taschen/Kisten erinnern!

24 Kisten mit je 24 Projekten benötigen ganz schön viel Platz und sind auch nicht mal eben auf dem Fahrradgepäckträger von A nach B transportiert. Für den Packtag braucht ihr also am besten ausreichend Fläche, auf der ihr die Projekte ausbreiten könnt. Außerdem hilft es, für jede teilnehmende Person eine große (!) Kiste mit Namen versehen bereitstehen zu haben. Gerade wenn das eigene Projekte eher klein ist (eine Postkarte etc.), passt der Kalender später nicht in die gleiche Verpackung. Daher solltet ihr am besten nochmal darauf hinweisen und selbst drei, vier Notfallkartons bereitstehen haben.

Wir haben zum Packen alle Projekte nach Nummer aufgestellt und sind dann für jede Person einmal an der gesamten Packstraße entlanggelaufen. Am Ende haben wir jeden Karton noch einmal auf Vollständigkeit kontrolliert – besonders wenn nach der letzten Runde noch Projekte übergeblieben sind.

Tipp 7 Gemeinsame Chatgruppe – ja oder nein? Warum wir uns dagegen entschieden haben

Sollte es eine gemeinsame Chatgruppe zum Austausch geben? Wir haben uns nach vielen Überlegungen dagegen entschieden. Dadurch dass wir den Kalender zu Dritt organisiert haben, kannten sich gar nicht alle Teilnehmerinnen untereinander und wir wollten erst gar keinen Druck aufkommen lassen, jeden Tag das Päckchen des Tages kommentieren zu müssen oder sich bedanken zu müssen. Außerdem haben wir so Spoiler zum Inhalt an den einzelnen Tagen vermieden.

Tipp 8 Fehler akzeptieren – es werden auf jeden Fall welche passieren

Ein Glas das ausläuft, ein Päckchen zu wenig – trotz großer Sorgfalt werden wahrscheinlich ein paar kleine Fehler passieren – und da es ein Projekt mit Freund*innen ist, dann hoffentlich auch verziehen. Wir hatten im letzten Jahr plötzlich 25 statt 24 Türchen aufgrund einer zeitlichen Überschneidung. Für alles lässt sich irgendwie eine Lösung finden.

Tipp 9 Gleich und gleich gesellt sich gern? – Gemeinschafts-Adventskalender planen

Das Sprichwort kennt wohl jeder und: Je ähnlicher sich die Teilnehmenden sind, umso größer ist wohl die Wahrscheinlichkeit den Geschmack der anderen zu treffen. Die größten Überraschungen gibt es aber, wenn sich eine etwas diversere Gruppe für den Adventskalender zusammenfindet! Seid also ruhig offen bei der Zusammenstellung der Gruppe. Bei 24 Geschenken sind immer mal welche dabei, die Begeisterung auslösen und andere, mit denen man eher wenig anfangen kann und die vielleicht jemand anderes beim Weiterverschenken noch glücklich machen!

DIY Adventskalender Füllung – über 75 Ideen für einen DIY Adventskalender – Deko, Schmuck, kleine Geschenke und Geschenke aus der Küche

In unserem DIY Finder und auch im Geschenke Finder könnt ihr unsere DIY Projekte natürlich auch ganz einfach selbst nach einer passenden Idee stöbern, zur Inspiration haben wir euch aber über 75 DIY Projekte aus verschiedenen Kategorien zusammengestellt. Vielleicht ist ja auch für euch etwas dabei. Der Artikel erscheint gleich Freitag und wird dann auch hier verlinkt – denn dieser Artikel ist jetzt schon viel zu lang geworden! EDIT: Ihr findet die Ideen hier: 75 DIY Adventskalenderprojekte.

Mit dabei sind DIY Beauty und Naturkosmetik Projekte als Adventskalenderfüllung, Kleine DIY Deko Projekte, Accessoires und Co., Geschenke aus der Küche wie Pralinen, Marmeladen, Liköre und Knabberein, Weihnachtsschmuck und vieles mehr!

Alle Ideen zum Thema Adventskalender findet ihr jederzeit im Geschenkfinder wenn ihr ganz einfach auf Adventskalender klickt! Schaut euch außerdem gerne auf unserem DIY Pinterestboard um. Und zum Schluss: Habt viel Spaß dabei und freut euch auf das Auspacken jeden Tag!

Jutta

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