Sweet Table Planung und Organisation – meine 12 Tipps und Tricks

Wie macht man eigentlich so einen Sweet Table für 120 Personen? Obwohl ich schon häufiger für viele Leute gebacken habe, hatte ich davon auch nicht so richtig Ahnung als ich Maike angeboten habe, den Sweet Table für ihre Hochzeit zu übernehmen. Trotzdem ist am Hochzeitstag (fast) alles super gelaufen – und der ist jetzt schon fast ein Jahr her (alle Posts dazu findet ihr auch in unserem Hochzeitsspecial)! Also wird es dringend Zeit für diesen Post: Heute verrate ich euch meine Tipps für die Sweet Table Planung und Organisation inklusive der Kuchenplanung für die Anzahl an Personen, meinem Zeitplan und ein paar Tricks die das Budget schonen!

Sweet Table Planung und Organisation – Alle Rezepte und DIYs für den Sweet Table in der Übersicht

Bevor es mit den Tipps losgeht habe ich hier noch eine kleine Übersicht vom Sweet Table für euch, damit ihr sehen könnt worum es überhaupt geht. Hier findet ihr alle Rezepte und DIYs die ich für den Sweet Table gebacken oder gebastelt habe verlinkt, damit ihr sie einfach finden und nachmachen könnt.

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Tipps und Tricks – Sweet Table Planung und Organisation

12 Tipps für die Sweet Table Planung und Organisation

Eins gleich vorneweg: Ich glaube den perfekten Plan für einen Sweet Table gibt’s nicht, denn Budget / Zeit / Erfahrung / Tagesablauf / Wünsche und so weiter sind ja auch bei jeder Hochzeit anders. Die 12 Tipps die ich aufgeschrieben habe, sollten euch aber helfen zumindest an alles, was wichtig werden könnte einmal zu denken, damit ihr euren eigenen Plan aufstellen könnt!

Tipp 1 Nichts überstürzen!!!

Ich bin mit einem riesen Schwung Vorfreude ans Sweet Table Projekt rangegangen und hätte ich mich nicht gestoppt, hätte ich mein komplettes Budget schon am ersten Tag verbraten. Auf Pinterest habe ich wirklich super schöne Inspirationen für Sweet Table entdeckt. Wenn ihr dort mal nachzählt, werdet ihr aber entdecken, dass immer höchstens 10 Cupcakes auf dem Tisch stehen. Bei 120 Personen kommt man so nicht weit und so musste ich leider die schönen Cupcaketopper, Backdrop Rosetten und Co. erstmal im Warenkorb liegen lassen und eine Runde planen. Wieviel Kuchen, Formen und Deko Objekte brauch ich eigentlich und in welche Richtung will ich farblich gehen? Wenn ihr nicht aufs Budget achten müsst, dann macht drauf los shoppen sicher Spaß, ansonsten solltet ihr erst Tipp 2 -12 durchlesen. Dann könnt ihr in Ruhe überlegen was ihr wirklich braucht, damit es auch finanziell hinhaut!

Tipp 2 Wie viel Kuchen brauche ich eigentlich?

Wieviel Kuchen ihr braucht hängt stark von der Tagesplanung ab: Wann wird geheiratet und wann ist das Abendessen geplant? Maike und ihr Holländer haben um 14 Uhr geheiratet (vorher war also noch Zeit für einen Mittagssnack für die Gäste) und nach dem Sektempfang im Theater haben wir den Nachmittag ganz ungezwungen und locker bei ihnen im Innenhof verbracht. Jeder konnte seine Gastgeschenktasse schnappen und sich frei bewegen – den Kuchen gab es also auch „auf die Hand“ und nicht an einer klassischen Kaffeetafel.

Ich habe mit ca. drei kleinen Stückchen pro Person gerechnet. Die Törtchen und Cheesecakes waren natürlich etwas mächtiger, Cupcakes und in Stücke geschnittenen Blechkuchen eher kleiner und definitiv viel kleiner als ein klassisches Stück Kuchen. Ich hatte insgesamt ca. 400 kleine Teilchen und das hat von der Menge super gepasst. Setzen sich die Gäste zum Essen hin oder dauert es sehr lange bis es wieder etwas anderes zu essen gibt? Dann würde ich etwas mehr Kuchen einplanen.

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Tipp 3 Was krieg ich zeitlich auf die Reihe?

Natürlich hätte ich am liebsten nur „Showstopper“ gebacken: Cupcakes, mini Törtchen, Cake Pops und Co. – zeitlich hätte ich mich damit aber ordentlich verrechnet. Gerade wenn ihr viele kleine Teile braucht, lohnt es sich, erstmal eine Basis mit simplen Blechkuchen zu schaffen. Die könnt ihr in kleine Stückchen schneiden und dann noch ein paar schöne Ideen zusätzlich umsetzen. Die dürfen dann vorne stehen und schön aussehen und am Ende wird trotzdem jeder satt.

Denkt bei der Planung auch unbedingt daran, dass ihr Cupcakes und Törtchen vielleicht am Hochzeitstag selbst noch zusammensetzen müsst und das in diesen Mengen auch viel Zeit kostet, die ihr ja lieber mit Feiern verbringen möchtet. Und noch ein Tipp zum Zeit sparen: Bleibt bei Rezepten die ihr kennt und liebt!  Die Erfahrung wie lange das Backen dauert hilft euch beim Planen und ihr steht nicht auf einmal mit einem riesen Klotz Marshmallow Fondant da, obwohl ihr viel zu ungeduldig zum Torten eindecken seid (mir passiert 😉 ). Auch wenn es verlockend scheint eine super riesen Hochzeitstorte zu backen – das kostet schon mit der nötigen Erfahrung super viel Zeit. Positiver Nebeneffekt von bekannten Rezepten: Ihr wisst dass es schmeckt!

Tipp 4 Zeitplan und „Ofenmanagement“

Wenn ihr ungefähr wisst was ihr backen wollt, dann macht euch unbedingt einen Zeitplan. Bestellungen, Abholen von Platten und Etageren und Bastelkram für die DIY Projekte habe ich alles ganz entspannt in den Wochen vor der Hochzeit schon geregelt, sodass ich mich in den Tagen vorher wirklich nur noch mit Kuchen beschäftigen musste. Ich habe mir für den Sweet Table insgesamt drei Tage Zeit eingeplant; Tag 1 für den Einkauf und die genaue Planung und die anderen beiden Tage zum Backen. So waren alle Tage ganz entspannt. Die meisten Dinge habe ich frisch am Tag vor der Hochzeit gebacken.

Überschlagt auf jeden Fall einmal kurz, wie lange eure geplanten Rezepte im Ofen brauchen und ob das zeitlich mit eurem Plan überhaupt hinhauen kann. Ansonsten geht’s beim Plan vor allem darum, was wie lange frisch bleibt und vorbereitet werden kann (und wo es dann gelagert wird, siehe Punkt 8). Habt ihr vor der Hochzeit nicht so viel Zeit, könnt ihr auch darüber nachdenken Blechkuchen vor zu backen und einzufrieren.

Tipp 5 Budget? Rechnet nicht nur den Kuchen, sondern auch die Deko ein!

Rechnet beim Budgetplan unbedingt nicht nur den Kuchen, sondern auch die geplante Deko mit ein. Da der Kuchen ja das wichtigste auf dem Sweet Table ist (auch wenn man das manchmal aus den Augen verlieren kann) startet mit der Planung für den Kuchen. Erstellt euch eine Einkaufsliste auf der ihr die Mengen pro Zutat für alle Kuchen zusammenrechnet. Dann könnt ihr grob überschlagen wie teuer es wird und ob sich Großpackungen lohnen. Kuchen mit viel Frischkäse (wie der Cheesecake) sind zum Beispiel viel teurer als ein simpler Schokoblechkuchen. Falls ihr schon seht, dass es sehr teuer wird, könnt ihr noch auf einen günstigeren Kuchen umsteigen.

Wenn ihr wisst, wieviel Budget ihr für die Zutaten braucht, könnt ihr den Rest für Deko einplanen. Rechnet dabei auch unbedingt die Versandkosten mit ein, falls ihr Dinge bestellt.

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Tipp 6 Geld sparen mit DIY Projekten

Es gibt in vielen kleinen Shops wirklich sehr schöne Sets für Sweet Table Deko, die meist alle aus einem Grund nicht ins Budget gepasst haben: Die Cupcakeförmchen und Co. waren für zu wenige Personen. Mit den DIY Projekten für den Sweet Table konnte ich so eine Menge Geld sparen. Die Töpfchen für den Cheesecake hab ich zum Beispiel in einem 100er Set gekauft und selbst verziert. Alle Anleitungen findet ihr oben verlinkt!

Ich habe viel Material bei Hema gefunden, dort gibt’s eine große Hobby* Abteilung mit Stempeln, Papier und Co. Die Stempel vom Bild gab es hier* bei Idee. Dort habe ich auch Glitzerbögen und Tonkarton gekauft.

Auch Etageren, Kuchenteller und Co. sind sehr teuer wenn ihr sie neu kauft. Zum Glück haben Maike und ich einen riesen Vorrat aus dem ich etwas zusammensuchen konnte und ansonsten hab ich viel geliehen und ganz günstige Tabletts umgesprüht. Etageren könnt ihr eventuell sogar noch günstig aus Flohmarktgeschirr zusammenbauen und später selbst weiternutzten.

Tipp 7 Material mehrfach nutzen

Auch DIY Projekte können teuer werden, wenn man zu viel unterschiedliches Material braucht. Deswegen habe ich darauf geachtet, dass ich alles mehrfach nutzen kann, z.B. Geschenkpapier für die Rosetten und für die Cheesecake Becherdeko oder einen Bogen Glitzerkarton für Girlande, Caketopper, Fähnchen und Co. So passt dann alles auch farblich super zusammen.

Tipp 8 Wo arbeiten? Passt das alles noch in meine Küche?

So viel Frischkäse wie für diesen Sweet Table hat mein Kühlschrank noch nie gesehen – und auch kurz vor der Hochzeit nicht. Ein Kühlschrank hätte nämlich für die Kuchenproduktion in diesem Fall gar nicht gereicht, sodass ich mit meinem ganzen Backkram zu meinen Eltern ausgewichen bin. Überlegt euch früh genug, ob ihr genug Platz zum Lagern der Zutaten und fertigen Kuchen habt und bei wem ihr sonst backen oder etwas Unterstellen könntet. Und fragt auch frühzeitig nach ausreichend Kühlboxen im Bekanntenkreis.

Tipp 9 Transport und Lagerung vor Ort

Sprecht gut mit dem Brautpaar ab, wann ihr den Sweet Table aufbauen könnt und wo ihr die Kuchen notfalls zwischenlagern könnt. Da ich mit allen Kuchen im Gepäck noch ca. 80 Kilometer anreisen musste, habe ich Cupcakes und Co. erst vor Ort zusammengebaut und die Hochzeitstorte ganz vorsichtig in einer Eimer-Handtücher-Kisten- Konstruktion transportiert. Die Blechkuchen habe ich auch am Stück transportiert und vor Ort geschnitten. Dafür solltet ihr dann auf jeden Fall reichlich Zeit einplanen. Gerade wenn ihr viel vor Ort machen müsst, lohnt es sich wenn ein paar Kuchen (wie der Cheesecake) einfach nur noch hingestellt werden müssen. Wenn ihr die Cupcakes nicht unmittelbar vor dem Servieren zusammenbaut, braucht ihr einen kühlen Ort zum Zwischenlagern. Wenn nicht an einer Hochzeitsloction mit Kühlhaus gefeiert wird, dann solltet ihr das schon bei der Kuchenauswahl berücksichtigen, damit euch nicht das Topping in der Sonne wegläuft.

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Tipp 10 Holt euch Hilfe für den Aufbau!

Ganz wichtig: Lasst euch beim Aufbauen unbedingt helfen! Ihr wollt ja auch noch was von der Hochzeit mitbekommen. Ich bin zwei Stunden vor der Trauung bei Maike angekommen und hatte dann zum Glück ein liebes Helferteam zum Tische rücken, Gardinen aufhängen, Rosetten anpinnen und Kuchen vorbereiten dabei. Alleine einen Blechkuchen zu schneiden und schön auf eine Platte zu legen, kann einfach viel länger dauern als man denkt. Da wir auch noch unser komplettes Kuchenchaos wieder verstecken mussten und ich noch schnell in mein Kleid springen musste, war ich sehr dankbar um meine Helfer! So konnte ich pünktlich zur Trauung im Theater sitzen und hab nichts davon verpasst. Beim Sektempfang haben wir uns dann zu viert etwas früher auf den Weg zur Location gemacht und noch schnell alle Kuchen nach draußen auf den Sweet Table gestellt.

Tipp 11 Etageren, Teller, Kuchensets …. Passt das jetzt noch alles auf den Tisch?

Uii, jetzt wird’s aber eng auf dem Tisch – ich musste schon ein bisschen tricksen dass ich auch alle Kuchen auf dem Tisch unterbekomme. Falls ihr die Möglichkeit habt, lasst euch die Masse von dem Tisch für den Sweet Table geben und teste einmal ob es mit euren Platten und Etageren auch passt.

Tipp 12 Let it go – passt schon.

Und noch ein Tipp zum Schluss: Irgendwas wird immer daneben gehen – sei es ein geplatzter Topping Beutel (weil das Topping auf dem Hinweg ausversehen durchgefroren ist) oder ein Teil der Deko den ihr auf dem Rückweg noch im Auto findet! Was an dem Tag nicht klappt, das klappt halt nicht und keiner wird es merken wenn nicht alle 100 Cupcakes perfekt gleich aussehen. Ich hab beim Fotografieren zum Beispiel auch einen Kuchen auch komplett übersehen. Ich hab ja doch sehr mit Maike mitgefiebert und war aufgeregt, da passiert sowas schnell. Seht kleine Fehler ganz entspannt und genießt die Hochzeit!

Alles Liebe,

Jutta

*Partnerlink (mehr Infos)

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Jutta

Geschrieben von Jutta Handrup . Jutta – liebt Cheesecake, Schokolade und Blaumänner, ist aus Holland zurück nach Münster gezogen, vermisst jetzt Vla und zure drops, an der Heißklebepistole schneller als Lucky Luke. freut sich über Mails: jutta@kreativfieber.de Auf Instagram: @jutta_kreativfieber

Kommentare (5) Schreibe einen Kommentar

  1. Suuuuuper Post! Ich liebe diese Tipp-Posts von Euch und CandyBars und Sweet Tables sind ja nun ein großes Steckenpferd von uns. Ich mag ganz besonders den letzten Tipp :-).
    Dürfen wir den Post in den nächsten Tagen einmal teilen?
    Viele liebe Grüße und ein herzliches „Schmück dich glücklich“ von
    Steffi

    Antworten

  2. Also ich muss es nochmal sagen: Gegen diesen Sweet Table stinkt echt alles andere ab 😀 so viele leckere und hübsche Kleinigkeiten…wer braucht da eine mehrstöckige Marzipan-Zucker-Sahne-Butter-Crème-Torte mit künstlichen Blumen und Feuerwerk?? Meinen Respekt vor dieser Leistung!

    Antworten

    • 🙂 Danke liebe Jotta. Ich stimme dir zu. Ich brauch auch keine Marzipantorte und 5 cm dicke Fondantschichten. Meine Gäste waren mega begeistert von diesem Buffet, das Jutta gezaubert hat.

      Antworten

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